PV de carence au CSE : quand et comment le rédiger ?

Dans toute entreprise soumise à l’obligation de mettre en place un Comité Social et Économique, l’existence ou l’absence de représentants du personnel ne peut jamais rester floue. Le procès-verbal de carence joue précisément ce rôle de clarification. Il permet de constater officiellement qu’un CSE n’a pas pu être constitué ou qu’une réunion n’a pas pu se tenir, alors même que les démarches prévues par le Code du travail ont été engagées. Ce document s’inscrit donc pleinement dans le fonctionnement normal du dialogue social : il trace une situation, à un instant donné, et en fixe les conséquences juridiques.

Le PV de carence intervient le plus souvent lors des élections professionnelles, lorsque aucun salarié ne se porte candidat malgré l’organisation des scrutins obligatoires. Il peut également être établi dans la vie courante du CSE, lorsque des réunions ne peuvent se tenir faute de participants ou d’éléments indispensables comme l’ordre du jour. Dans tous les cas, il sert de point d’appui formel pour expliquer pourquoi l’instance n’est pas opérationnelle, sans pour autant remettre en cause les obligations légales qui pèsent sur l’employeur.

Pour l’employeur, les enjeux sont loin d’être anecdotiques. En l’absence de CSE, de nombreuses décisions restent soumises à des règles strictes d’information et de consultation. Sans PV de carence, l’entreprise se retrouve dans une zone d’insécurité juridique, exposée à des accusations de délit d’entrave, à la remise en cause de procédures sensibles ou à des contentieux prud’homaux. Le PV de carence constitue alors un élément de preuve essentiel pour démontrer que les obligations légales ont été respectées, même si le résultat attendu, la mise en place effective du CSE, n’a pas été atteint.

Maîtriser les règles entourant le procès-verbal de carence permet donc à l’employeur de sécuriser ses pratiques, mais aussi de garantir la transparence vis-à-vis des salariés et des autorités de contrôle. Comprendre quand il doit être rédigé, par qui et dans quelles conditions est une étape indispensable pour assurer une gestion conforme et apaisée des relations sociales au sein de l’entreprise.

Le PV de carence au CSE : définition et situations concernées

Qu’est-ce qu’un procès-verbal de carence du CSE

Le procès-verbal de carence est un document officiel rédigé dans le cadre du Comité Social et Économique pour constater l’impossibilité de tenir une réunion ou de constituer l’instance représentative du personnel malgré le respect des obligations légales. Il s’agit d’un acte à portée juridique qui permet à l’employeur de justifier ses démarches auprès des autorités compétentes, notamment de l’inspection du travail, et de sécuriser la situation de l’entreprise face à un éventuel contentieux.

Le cadre légal du PV de carence prend sa source dans le Code du travail. Celui-ci impose à l’employeur d’organiser les élections professionnelles dès que l’entreprise atteint le seuil de 11 salariés pendant une période de 12 mois consécutifs. Lorsque ces élections ne permettent pas de désigner des représentants, ou lorsqu’une réunion ne peut être tenue, le procès-verbal de carence vient attester que l’employeur a bien respecté ses obligations sans que le résultat escompté n’ait été obtenu.

Il existe deux formes de carence. La carence totale survient lorsqu’aucun élu n’a pu être désigné à l’issue de l’ensemble du processus électoral, souvent en raison de l’absence de candidatures ou d’un défaut de quorum. Dans ce cas, le PV de carence est établi pour chaque collège électoral concerné ou pour l’ensemble de l’entreprise lorsque la carence touche tous les collèges. La carence partielle, quant à elle, se produit lorsqu’un ou plusieurs sièges ne sont pas pourvus mais que l’instance peut malgré tout être mise en place. Dans ce cas, la situation est mentionnée dans le procès-verbal des élections sans qu’un PV séparé de carence soit nécessaire pour l’ensemble de l’instance.

La carence à l’issue des élections professionnelles

Les élections professionnelles du CSE se déroulent généralement en deux tours. Si aucun candidat ne se porte volontaire, le rôle du PV de carence devient central.

Lorsque, à l’issue du second tour du scrutin, aucun salarié n’a déposé de candidature, l’employeur doit établir un procès-verbal de carence pour attester de l’absence de représentativité du personnel. Ce document formalise l’échec des élections tout en prouvant que les étapes légales ont été suivies : information des salariés, convocation des organisations syndicales, affichage des dates, etc. Sans le PV de carence, l’entreprise ne dispose d’aucune preuve juridique de l’organisation effective de ces scrutins, ce qui pourrait l’exposer à des contestations.

Le quorum, qui correspond à une participation d’au moins 50 % des électeurs inscrits, joue également un rôle dans la constatation de carence. Au premier tour, si ce seuil n’est pas atteint, les résultats ne sont pas validés et un second tour doit être organisé. Si lors de ce second tour le quorum n’est toujours pas atteint, le scrutin est considéré comme infructueux et un procès-verbal de carence doit être rédigé pour constater cette situation.

La taille de l’entreprise influence la procédure. Dans les entreprises de 11 à 20 salariés, si, 30 jours après l’information aux salariés, aucune candidature n’a été reçue, l’employeur peut établir un PV de carence sans organiser formellement les tours électoraux. En revanche, dans les entreprises de plus de 20 salariés, l’employeur est tenu de conduire le processus complet, y compris la négociation du protocole d’accord préélectoral et la tenue des deux tours, même en l’absence de candidats. Ce cadre spécifique doit être respecté pour que le PV de carence soit juridiquement valide.

Le PV de carence en cas de non-tenue d’une réunion CSE

Un procès-verbal de carence n’est pas réservé aux seules élections professionnelles. Il s’applique également lorsqu’une réunion du CSE ne peut pas avoir lieu malgré une convocation régulière.

L’une des situations les plus fréquentes est l’absence des élus malgré la convocation faite dans les formes et dans les délais prévus par la loi. Lorsque les membres titulaires ne sont pas présents le jour de la séance, le secrétaire, après avoir constaté l’impossibilité de réunir le comité, rédige un PV de carence précisant que l’employeur a bien respecté son obligation de convocation mais que la réunion n’a pu se tenir faute de participation. Cette démarche protège l’entreprise contre toute accusation de délit d’entrave.

Un autre cas où le PV de carence est requis concerne le défaut d’ordre du jour ou l’impossibilité matérielle de tenir la séance. Toute réunion du CSE, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, doit être précédée de l’élaboration d’un ordre du jour conjointement par le président et le secrétaire. En l’absence d’ordre du jour, ou lorsque les conditions matérielles (absence de salle, documents essentiels manquants, etc.) rendent la tenue de la réunion impossible, le secrétaire rédige un procès-verbal de carence en précisant le motif exact de la non-tenue. Ce document, une fois affiché et conservé, constitue une justification formelle utile en cas de contrôle ou de questionnement par les représentants du personnel ou l’inspection du travail.

Comment rédiger et transmettre un PV de carence conforme

Qui rédige le PV de carence et à quel moment

Le rédacteur du procès-verbal de carence dépend directement de la nature de la carence constatée, qu’elle soit liée à l’organisation des élections professionnelles ou au fonctionnement du CSE en cours de mandat.

En cas de carence électorale, c’est l’employeur qui est tenu de rédiger le PV. Cette obligation intervient à l’issue du second tour des élections professionnelles lorsque, malgré les démarches entreprises (information des salariés, convocation des syndicats, affichage des dates du scrutin), aucune candidature n’a été enregistrée ou aucun élu n’a pu être désigné. Le document doit être rédigé dans un délai court après la clôture du scrutin, afin de pouvoir être transmis aux autorités compétentes dans les temps.

En cas de réunion CSE non tenue, le rôle revient au secrétaire du CSE. Si une réunion prévue n’a pas pu se tenir (absence des membres titulaires, ordre du jour non établi ou tout autre empêchement avéré), le secrétaire établit un procès-verbal de carence pour en consigner les raisons. Ce document doit être rédigé dès constat de la carence, généralement le jour même ou dans les jours suivants, afin de respecter les obligations de transparence et d’affichage.

Les mentions obligatoires à faire figurer dans le PV

Pour qu’un procès-verbal de carence soit valable juridiquement, il doit contenir un certain nombre d’informations précises, que ce soit dans le cadre d’élections professionnelles ou d’une réunion du CSE.

Dans le cadre d’une carence électorale, le PV doit comprendre :

• La raison sociale, l’adresse et le numéro SIRET de l’entreprise
  
  
• La date de rédaction du document
  
  
• Les dates des affichages d’information et des convocations syndicales
  
  
• Les dates prévues pour les deux tours du scrutin
  
  
• La mention claire de l’absence de candidatures ou du non-respect du quorum
  
  
• La désignation des collèges électoraux concernés
  
  
• La signature de l’employeur ou de son représentant légal
  
  

Dans le cas d’une réunion non tenue, les mentions suivantes sont requises :

• La date, l’heure et le lieu de la réunion prévue
  
  
• La liste des membres du CSE convoqués
  
  
• La cause exacte de la non-tenue (absence des membres, défaut d’ordre du jour, empêchement matériel…)
  
  
• La signature du secrétaire du CSE
  
  

L’objectif est de documenter de manière rigoureuse les faits afin de protéger l’entreprise en cas de contrôle ou de litige ultérieur.

Procédure de transmission et obligations d’affichage

Une fois rédigé, le PV de carence doit faire l’objet d’une diffusion et d’une transmission formelle, conformément à la réglementation.

L’employeur est invité à utiliser le formulaire Cerfa n°15248*05, mis à disposition par le ministère du Travail. Ce modèle, mis à jour en 2023, garantit l’inclusion de toutes les mentions obligatoires. Il peut être rempli à la main ou en ligne via la plateforme officielle dédiée aux élections professionnelles.

Le PV doit ensuite être transmis à deux destinataires :

• Deux exemplaires à la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) dont dépend l’entreprise
  
  
• Un exemplaire au Centre de traitement des élections professionnelles (CTEP) à l’adresse suivante : TSA 92315 – 62971 ARRAS CEDEX 9
  
  

L’envoi doit être effectué dans un délai de 15 jours suivant la date du second tour du scrutin. En cas de vote électronique, la transmission peut se faire directement via le portail gouvernemental, qui délivre un accusé de réception.

Parallèlement, le PV de carence doit être porté à la connaissance des salariés, par affichage dans les locaux de l’entreprise sur les panneaux prévus à cet effet. Cette transparence est essentielle pour informer le personnel de l’absence d’élection ou de réunion, et pour sécuriser les décisions prises en l’absence de représentants du personnel.

Enfin, une copie du document doit être conservée dans les archives de l’entreprise, afin de pouvoir être produite en cas de contrôle ou de litige devant les juridictions compétentes.

Les conséquences juridiques de l’absence ou de l’irrégularité du PV de carence

Les risques pour l’employeur

L’omission ou la rédaction incorrecte d’un procès-verbal de carence expose directement l’employeur à des sanctions. En l’absence de ce document, il devient difficile de prouver que l’entreprise a bien respecté ses obligations en matière de représentation du personnel.

Le principal risque est d’être poursuivi pour délit d’entrave, tel que défini à l’article L.2317-1 du Code du travail. Ce délit consiste à empêcher la mise en place ou le bon fonctionnement du CSE. Lorsqu’un employeur n’organise pas d’élections professionnelles ou omet de rédiger un PV de carence malgré une absence de candidats, il s’expose à des poursuites pénales. La sanction peut atteindre 7 500 euros d’amende, avec une peine de prison en cas de récidive ou de circonstances aggravantes.

Outre les sanctions pénales, l’entreprise peut faire l’objet d’un contrôle par l’inspection du travail, notamment suite à un signalement par un salarié ou une organisation syndicale. L’inspecteur du travail peut alors demander la production du PV de carence pour vérifier la régularité des démarches entreprises. Si le document fait défaut ou est entaché d’irrégularités, un rapport peut être établi et transmis au procureur de la République.

L’impact sur les décisions et procédures de l’entreprise

L’absence de PV de carence ou sa rédaction non conforme peut aussi compromettre la validité de nombreuses décisions internes de l’entreprise. En l’absence de CSE, certaines décisions doivent être justifiées par un PV de carence valide, sans quoi elles peuvent être contestées par les salariés ou les syndicats.

C’est le cas notamment pour :

• Les licenciements pour inaptitude : la consultation du CSE est obligatoire avant toute décision. Sans représentants du personnel ni PV de carence pour en justifier l’absence, la procédure peut être déclarée irrégulière.
  
  
• Les licenciements économiques : ils impliquent également une consultation du CSE. À défaut, l’employeur doit prouver qu’il était objectivement impossible de réunir l’instance, ce qui passe par un PV de carence dûment établi.
  
  
• L’adoption ou la modification du règlement intérieur de l’entreprise : cette démarche requiert l’avis du CSE. En l’absence de consultation ou de PV de carence, la validité du règlement peut être remise en cause.
  
  
• La mise en place d’un accord collectif : dans les entreprises de plus de 50 salariés, l’absence de CSE peut être compensée par la négociation avec un salarié mandaté, mais uniquement si un PV de carence est établi. Faute de ce document, l’accord peut être annulé pour vice de forme.
  
  

Ces situations montrent à quel point le PV de carence n’est pas un simple document administratif, mais un élément central de sécurisation juridique des décisions RH et sociales de l’entreprise.

Sécuriser durablement la situation en cas de carence

Pour éviter tout risque juridique lié à une carence électorale ou à une réunion non tenue, les employeurs doivent adopter une gestion rigoureuse et anticipée du calendrier social de l’entreprise.

Il est essentiel d’anticiper les échéances électorales, en surveillant le seuil d’effectif (11 salariés pendant 12 mois consécutifs) et en préparant à temps le processus électoral. Cela implique d’informer les salariés, de convoquer les syndicats pour négocier le protocole préélectoral, et de programmer les deux tours du scrutin, même si l’absence de candidatures semble probable.

En cas de carence, il convient de établir sans délai un PV conforme, en s’appuyant sur le modèle Cerfa mis à disposition par le ministère du Travail. Ce document doit être signé, transmis aux autorités compétentes et affiché dans l’entreprise pour prouver le respect des obligations.

Enfin, la situation de carence ne dispense pas l’employeur de réagir si, à tout moment, un salarié demande l’organisation d’un nouveau scrutin. Il doit alors relancer le processus électoral dans les délais légaux, sous peine de commettre un nouveau délit d’entrave.

Ainsi, seule une gestion proactive, documentée et transparente de la représentation du personnel permet de garantir la conformité juridique de l’entreprise, tout en préservant la qualité du dialogue social.

Le procès-verbal de carence constitue un document indispensable pour sécuriser la gestion sociale de l’entreprise en cas d’absence d’élus ou de réunion du CSE. Son utilité dépasse largement la simple obligation formelle : il permet de démontrer que l’employeur a respecté ses responsabilités légales, même lorsque le processus électoral n’a pas abouti ou qu’une réunion n’a pas pu se tenir.

Rédiger ce document avec rigueur, le transmettre aux bonnes autorités, et l’afficher clairement dans l’entreprise sont autant de gestes qui protègent l’employeur contre le risque de sanctions, de contentieux ou de remise en cause de décisions importantes. En maîtrisant les règles applicables au PV de carence, les dirigeants d’entreprise assurent la régularité de leur fonctionnement interne, tout en préservant le climat social.