Dans le cadre des consultations récurrentes sur la politique sociale, l’emploi et les conditions de travail, le Comité Social et Économique (CSE) peut recourir à un expert-comptable pour l’éclairer dans sa mission. Mais jusqu’où l’employeur est-il tenu de coopérer ? Peut-il refuser de transmettre certains documents comme la Déclaration Sociale Nominative (DSN) de l’année en cours, au prétexte qu’elle ne figure pas dans la BDESE ? La jurisprudence récente apporte un éclairage essentiel sur cette question.
Sur quels éléments porte la consultation du CSE ?
Chaque année, sauf accord dérogatoire, le CSE doit rendre un avis sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi. Cette consultation couvre un large périmètre d’informations que l’employeur doit rendre accessibles, notamment via la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE).
Les thématiques suivantes sont concernées :
- L’évolution de l’emploi et des qualifications
- Le programme pluriannuel et les actions de formation
- L’apprentissage et les conditions d’accueil des stagiaires
- La santé, la sécurité et la prévention des risques
- L’organisation du temps de travail, les congés
- L’égalité professionnelle femmes-hommes
- Le droit d’expression des salariés
Pour remplir pleinement sa mission, le CSE peut s’appuyer sur un expert, dont l’intervention doit être facilitée par une mise à disposition complète et actualisée des données sociales pertinentes.
Des experts CSE pour
répondre à vos besoins
Le rôle central de la BDESE dans l’accès à l’information sociale
Pour permettre aux élus du CSE de se prononcer en connaissance de cause lors de la consultation annuelle sur la politique sociale, l’emploi et les conditions de travail, l’employeur a l’obligation légale de mettre à leur disposition toutes les informations nécessaires.
Ces données doivent être accessibles en permanence via la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE). C’est un outil incontournable du dialogue social, encore trop souvent mal renseigné ou incomplet, malgré son importance stratégique.
Concernant l’investissement social, la BDESE doit contenir les éléments suivants :
- Le nombre d’embauches en CDI
- Le nombre d’embauches en CDD, dont les contrats saisonniers
- Le nombre de recrutements de salariés de moins de 25 ans
- Le total des départs enregistrés
- Les démissions et les licenciements (économiques ou pour autre cause)
- Les fins de contrat à durée déterminée
- Les ruptures en période d’essai
- Les mutations internes entre établissements
- Les départs en retraite ou en préretraite à l’initiative du salarié
- Les décès
- Le nombre de salariés promus dans une catégorie supérieure au cours de l’année
- Le nombre de salariés reconnus inaptes définitivement à leur poste par le médecin du travail
Ces informations constituent la base d’analyse pour le CSE, mais aussi pour l’expert mandaté qui peut les croiser avec d’autres données pour mieux évaluer les politiques RH de l’entreprise.
BDESE et égalité professionnelle : des indicateurs précis à suivre
La promotion de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes constitue un axe majeur de la politique sociale de l’entreprise. À ce titre, la BDESE doit fournir aux élus du CSE des données détaillées et sexuées, permettant d’identifier d’éventuelles inégalités et d’alimenter les discussions sur les actions correctives à engager.
Parmi les indicateurs obligatoires à communiquer, on retrouve :
- Le nombre et le taux de promotions par catégorie professionnelle, ventilés par sexe
- La durée moyenne entre deux promotions, toujours en distinguant hommes et femmes
- L’ancienneté moyenne, par sexe, selon chaque catégorie professionnelle
- La rémunération moyenne ou médiane mensuelle, ventilée à la fois par catégorie professionnelle et par niveau ou coefficient hiérarchique
Ces éléments permettent de nourrir la consultation annuelle sur la politique sociale, mais aussi de construire un diagnostic objectif sur l’égalité femmes-hommes, en lien avec les obligations issues du Code du travail.
L’expert du CSE peut-il obtenir des documents hors BDESE, comme la DSN ?
Dans le cadre de la consultation sur la politique sociale, l’emploi et les conditions de travail, les membres du CSE peuvent se faire assister d’un expert-comptable pour analyser les données fournies par l’employeur. Cette assistance vise à éclairer les élus pour leur permettre de rendre un avis éclairé et argumenté.
Une question revient souvent dans ce contexte :
L’expert peut-il exiger la communication de documents ne figurant pas dans la BDESE, comme la DSN de l’année en cours ?
La DSN, un document stratégique
Pour rappel, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration mensuelle obligatoire transmise par l’entreprise via son logiciel de paie. Elle contient des informations détaillées sur chaque salarié, notamment :
- Les données de paie
- Les arrêts de travail (maladie, maternité, paternité, etc.)
- Les fins de contrat
- Les absences et les événements impactant l’activité du salarié
Cette déclaration centralise les informations destinées aux administrations (URSSAF, CPAM, Pôle emploi, etc.) et constitue une source riche pour analyser l’évolution de l’emploi et les rémunérations dans l’entreprise.
Un arrêt clair de la Cour de cassation
Dans un arrêt important rendu par la chambre sociale de la Cour de cassation (Cass. soc., 23 mars 2022, n°20-17.186, publié au bulletin), un expert mandaté par un CSE avait demandé l’accès aux DSN de l’année en cours. L’entreprise avait refusé, arguant que les documents exigés n’étaient pas listés dans la BDESE.
La Cour a tranché en faveur de l’expert : il appartient à ce dernier de définir les documents utiles à sa mission. Et dès lors que la DSN contient des éléments relatifs à l’emploi, la qualification et la rémunération, son accès est légitime et nécessaire dans le cadre de la consultation.
L’employeur est tenu de remettre à l’expert les documents qu’il juge nécessaires, même si ceux-ci ne figurent pas explicitement dans la BDESE.
La DSN fait partie des pièces stratégiques que l’expert peut réclamer pour analyser la politique sociale de l’entreprise.
Refuser cette communication peut constituer une entrave à la mission de l’expert et, par extension, au bon fonctionnement du CSE.
Les infos à retenir
La DSN est-elle obligatoirement transmise au CSE ?
Non, la DSN n’est pas un document que l’employeur remet systématiquement au CSE. En revanche, elle peut être exigée par un expert mandaté dans le cadre d’une consultation obligatoire.
Que contient exactement une DSN ?
La DSN regroupe des données issues de la paie : informations sur les salariés, salaires, congés, arrêts de travail, fin de contrat… Elle est transmise chaque mois à l’administration.
Quelle est la différence entre BDESE et DSN ?
La BDESE est une base mise à jour régulièrement et accessible aux élus, contenant des indicateurs sociaux et économiques. La DSN, elle, est une déclaration mensuelle administrative.
L’employeur peut-il refuser de transmettre la DSN à l’expert ?
Non, si l’expert démontre que la DSN est utile à sa mission, l’employeur doit la transmettre, même si ce document ne figure pas dans la BDESE. La Cour de cassation l’a confirmé.