Dans cet article, découvrez les obligations comptables du Comité d’Entreprise, un guide complet pour réussir votre comptabilité, une des missions clés d’élus CSE
Avec des exigences toujours plus fortes, il devient crucial pour les CSE de comprendre leurs obligations comptables pour une gestion optimale de leur budget. Les réformes de la loi du 5 Mars 2014 ont eu un fort impact sur les obligations comptables et les récentes fusion des précédentes instances de représentativité du personnel en Décembre 2017 n’ont fait que renforcer cette tendance. Les obligations comptables peuvent sembler être un défi difficile à relever mais il s’agit du meilleur moyen pour que l’organe du CSE soit conforme aux législations et puisse être profitable à tous.
Voici en détails tout ce que vous devez savoir pour réussir votre comptabilité CSE.
Qu’est-ce que la comptabilité CSE ?
La comptabilité du Comité Social et Économique (CSE) représente la gestion des finances et des ressources tangibles et intangibles des organismes représentatifs des salariés dans une entreprise. Elle est régie par la loi du 5 mars 2014 et l’ordonnance de 2017 qui a fusionné différentes institutions représentatives du personnel sous le nom de CSE.
La comptabilité est une obligation pour les CSE dont les ressources annuelles sont supérieures à 153.000 €. Elle implique la tenue d’une comptabilité proche de celle des entreprises, en gardant à l’esprit les spécificités d’un organisme social et culturel à but non lucratif.
La tenue de la comptabilité est dans la grande majorité des cas du ressort du trésorier du CSE. Il se charge également de l’ouverture des comptes auprès d’une banque. Des solutions existent pour la mise en place d’une solution bancaire sur-mesure pour les CSE, c’est notamment le cas de certaines banques en ligne.
Quels sont les principes de base à respecter pour tenir une bonne comptabilité CSE ?
En matière de comptabilité du CSE, il existe plusieurs principes qui doivent être respectés afin d’offrir une vision complète et exacte des finances et des activités sociales/culturelles mises en place par un Comité Social et Économique.
Clarté : Tous les documents devraient être présentés de manière claire et compréhensible afin que tout membre puisse comprendre la situation financière du CSE. De plus, cela permet aux organismes extérieurs (comme l’inspection du travail ou le Conseil d’Entreprise) de comprendre la manière dont les ressources sont utilisées.
Rigueur : La prise en compte de tous les flux financiers générés par le CSE est indispensable pour disposer d’une vue globale sur les dépenses, revenues intérêts, gains, etc… La mise en place d’un système rigoureux permet à un trésorier (ou un expert-comptable) de faire un suivi pratique et précis des mouvements.
Complexité : Sachez qu’en raison de sa nature particulière, soumise au Code du Travail et aux règles qui le cadrent, la gestion d’un Comité Social et Économique peut s’avérer complexe. Il est donc important d’avoir recours à un expert-comptable ou un trésorier qualifié afin d’en assurer le suivi correctement.
Quelles sont les obligations légales et réglementaires liées à la comptabilité du CSE ?
Selon le Code du Travail (art. L 2311-1), le CSE a l’obligation de tenir une comptabilité comportant un certain nombre d’informations de la même manière qu’une entreprise. Il doit présenter en fin d’exercice comptable un rapport de gestion, un bilan, un compte de résultat et, le cas échéant, un document complémentaire. Cela dépend de la taille et des ressources de l’entreprise.
Voici plus précisément toutes les règles à savoir pour rentrer dans les obligations comptables du CSE.
- Un CSE d’une entreprise de taille importante qui réunit au moins deux des trois conditions suivantes :
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- Dépasser l’effectif d’équivalent temps plein de 50 salariés
- Obtenir un bilan total de 1,55 millions d’euros
- Bénéficier de ressources annuelles comprises entre 153 000 et 3,1 millions d’euros
- Le CSE de taille moyenne ne réunissant pas les conditions précédentes mais qui possède un budget annuel supérieur à 153 000€
- Le CSE de petite taille avec des ressources inférieures aux 153 000€
Dans le cas du CSE de petite taille, les procédures et les obligations sont simplifiées au maximum. Les missions du trésorier ne se résument qu’à la présentation du livre de compte avec les rentrées et dépenses d’argent. Attention à bien faire la distinction entre le budget de fonctionnement et le budget des œuvres sociales. Il est également demandé un rapport annuel d’activité et de synthèse des mouvements et des ressources. L’accompagnement par un expert comptable reste facultatif.
Pour les CSE de tailles moyennes, il est demandé à la clôture de l’exercice de présenter les éléments suivants :
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- Bilan comptable et compte de résultat simplifiés
- Annexe aux comptes
- Rapport annuel d’activité et de gestion
L’accompagnement et la présentation des comptes annuels s’effectuent par un expert comptable pendant la réunion d’approbation des comptes.
Pour les plus gros CSE, il est demandé de fournir les éléments suivants :
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- Le bilan comptable
- Le compte de résultat (avec une distinction entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles)
- Une annexe aux comptes pour la compréhension du compte de résultat et du bilan
- Le rapport annuel d’activité et de gestion sur les engagements et le patrimoine
Par ailleurs, les organisations représentatives du personnel qui disposent d’une subvention du budget du fonctionnement doivent fournir à l’employeur un rapport sur la manière dont les fonds ont été utilisés au cours de l’exercice économique. Elles sont également tenues à une forme spécifique de clôture annuelle, avec une vérification à produire par un expert-comptable.
Cette obligation légale induit également le fait de pouvoir présenter à minima une fois par an les comptes à l’employeur ou à l’URSSAF en cas de contrôle. L’examen des comptes annuels doit être réalisé et présenté auprès des membres du CSE dans un délai maximal de 6 mois après la clôture comptable de l’exercice. Cette présentation induit une réunion d’approbation des comptes ainsi qu’un procès verbal spécifique.
Comment mettre en place un système de gestion des finances au sein d’un CSE ?
Une bonne comptabilité commence par une bonne organisation. Il est important d’avoir une vue claire et synthétique des finances et activités sociales/culturelles associées aux activités du CSE. Un trésorier ou un expert-comptable peut vous accompagner pour organiser les documents et préparer les rapports destinés à l’employeur ou à l’inspection du travail.
Pour faciliter la gestion des finances et le suivi des activités, il est conseillé de mettre en place différents outils: tableau budgétaire, calendrier budgétaire, registre des décisions… Ces outils permettent d’organiser les informations et réduire le temps passé par le trésorier pour rassembler les informations. Cela permet également de rendre plus transparentes les actions prises au sein du groupe.
Quels avantages y a-t-il à tenir une bonne comptabilité pour le Comité Social et Économique (CSE) ?
La tenue d’une bonne comptabilité est bénéfique pour l’organisme représentatif des salariés. En effet, cette pratique permet :
Une meilleure gestion financière : la mise en place d’un processus rigoureux de suivi des finances permet une meilleure visibilité sur le budget alloué aux activités sociales/culturelles mises en place par le CSE. Ceci offre ensuite à l’organe représentatif une plus grande autonomie face aux instances supérieures (inspection du travail, employeur…) quant à la gestion des fonds.
Une obligation légale respectée : la loi impose au CSE de tenir une comptabilité et, à défaut, des sanctions peuvent être mises en place. En ayant recours aux outils adaptés, vous vous assurez de respecter les obligations imposées par le Code du Travail.
Un maximum d’efficacité : les financiers ont un rôle important à jouer dans le bon fonctionnement du CSE. Ce dernier doit pouvoir accéder rapidement et facilement aux documents pertinents pour qu’il puisse prendre des décisions pertinentes et rapides.
La comptabilité du CSE est une obligation légale qui permet de bien gérer les finances et les activités sociales/culturelles du Comité Social et Économique. Les principes de base à respecter pour disposer d’une bonne comptabilité sont simples: clarté, rigueur et complexité. Il est recommandé de s’adresser à un expert-comptable ou trésorier qualifié afin de disposer d’outils adéquats pour faciliter la gestion des finances. Des avantages tangibles sont à tirer de cette pratique en termes de transparence, d’organisation et d’autonomie face aux instances supérieures.
La responsabilité de la tenue des comptes incombe au trésorier mais il est important de savoir que ce dernier est considéré comme une personne morale, ainsi c’est le CSE dans sa globalité qui porte la responsabilité des comptes.
Les pièces justificatives ainsi que l’ensemble des documents comptables sont à conserver pour une durée de 10 ans. La numérisation de ces éléments fait l’objet d’une mention en réunion.
Vous pouvez bénéficier d’un accompagnement et d’outils dédiés à la gestion et l’optimisation de votre comptabilité quelle que soit la taille de votre CSE et de votre entreprise.
