Les différentes étapes de la mise en place d’un CSE

Mettre en place un Comité Social et Économique ne s’improvise pas. Derrière ce processus, il y a un cadre légal strict, des délais à respecter, des obligations de transparence et, surtout, des conséquences concrètes pour la vie sociale de l’entreprise. Structurer chaque étape permet d’éviter les erreurs de procédure, les contentieux potentiels, mais aussi de poser les bases d’un dialogue social fonctionnel et utile.

La loi impose la mise en place d’un CSE dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés, dès lors que ce seuil est atteint pendant 12 mois consécutifs. Cette obligation incombe exclusivement à l’employeur. Si celui-ci n’engage pas la procédure en temps utile, il s’expose à un délit d’entrave passible d’une amende voire, dans certains cas, de poursuites pénales. Ce cadre législatif, issu des ordonnances Macron de 2017, a mis fin à l’ancien système des IRP (CE, DP, CHSCT) pour le remplacer par une instance unique et centralisée.

Mais au-delà du cadre juridique, la mise en place du CSE est un moment charnière : c’est l’occasion pour l’employeur de poser les bases d’un dialogue social efficace, et pour les salariés de disposer d’une représentation claire et structurée. Un CSE bien installé est un gage de clarté dans les relations sociales et de sécurité juridique pour l’entreprise.

Définir le périmètre du futur CSE

Qui est concerné par l’obligation de CSE ?

La mise en place du Comité Social et Économique devient obligatoire dans toute entreprise atteignant un effectif d’au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs. Ce seuil, prévu par l’article L2311-2 du Code du travail, doit être observé avec attention. Il ne s’agit pas d’une moyenne annuelle, mais bien d’un effectif stable sur une durée continue d’un an.

L’obligation s’applique à toutes les structures de droit privé, quelle que soit leur forme juridique (SA, SARL, association, etc.). L’effectif prend en compte les salariés en CDI, en CDD, à temps partiel, ainsi que les intérimaires présents de façon récurrente. L’absence de mise en place du CSE dans les délais expose l’employeur à des poursuites pour délit d’entrave.

Établissements distincts : comment les identifier ?

Dans les entreprises multi-sites, il peut être pertinent – voire indispensable – de créer plusieurs CSE d’établissement. Un établissement distinct se caractérise par une autonomie suffisante en matière de gestion du personnel. Cette autonomie n’est pas uniquement administrative : elle implique un pouvoir réel de décision dans l’organisation du travail.

L’identification des établissements distincts peut résulter :

• d’un accord avec les syndicats dans le cadre du protocole d’accord préélectoral
• d’une décision unilatérale de l’employeur en l’absence d’accord
• ou d’une intervention de la DIRECCTE en cas de désaccord persistant

Chaque établissement doté de cette autonomie devra disposer de son propre CSE. Un comité central d’entreprise sera ensuite constitué pour traiter des sujets communs à l’ensemble de la société.

Composition interne du comité

La composition du CSE est encadrée par les articles R2314-1 et suivants du Code du travail. Elle repose sur une délégation du personnel élue comprenant des titulaires et des suppléants en nombre égal. Le nombre exact dépend de l’effectif de l’entreprise ou de l’établissement distinct, avec une grille précise à appliquer.

Le CSE est également structuré autour d’un secrétaire et d’un trésorier, élus en son sein lors de la première réunion. Dans certaines configurations, notamment au-delà de 300 salariés, des commissions internes doivent obligatoirement être instituées, comme la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT).

Il est possible d’adapter la structure du comité par accord d’entreprise : ajout de fonctions (adjoint au secrétaire, responsable des ASC…), création de commissions facultatives, intégration des suppléants dans les travaux du comité. L’objectif est d’ajuster l’organisation du CSE aux réalités du terrain pour garantir son efficacité opérationnelle dès sa mise en place.

Lancer officiellement le processus du CSE

Informer les salariés

C’est l’employeur qui doit initier la procédure. La première étape consiste à informer l’ensemble des salariés de l’organisation des élections professionnelles. Cette information marque le point de départ légal du calendrier électoral. Elle doit mentionner explicitement la date prévue du premier tour, qui devra obligatoirement se tenir dans un délai de 90 jours maximum.

La diffusion de cette information doit être datée et traçable. Un affichage seul ne suffit pas toujours. Il est recommandé d’opter pour une communication par courriel avec accusé de réception, ou via une lettre remise en main propre contre signature. Une preuve incontestable permettra d’éviter toute contestation ultérieure sur la régularité de la procédure.

Cette communication a aussi un enjeu pédagogique : elle permet de sensibiliser les salariés à l’existence du CSE, à son rôle et à la possibilité de se porter candidat, notamment en cas de faible culture du dialogue social dans l’entreprise.

Contacter les syndicats

Parallèlement à l’information du personnel, l’employeur doit adresser une invitation formelle aux organisations syndicales représentatives. L’objectif est double : les inviter à négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP) et à présenter leurs listes de candidats pour le premier tour.

Ce courrier doit être envoyé au moins 15 jours avant la première réunion de négociation. Il doit être adressé aux syndicats représentatifs, à ceux ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise, ainsi qu’à ceux affiliés à une confédération reconnue au niveau national, même sans adhérents identifiés localement.

Le non-respect de cette obligation peut entraîner l’annulation pure et simple de l’élection. La rigueur formelle est donc essentielle à ce stade.

Lorsqu’il s’agit d’un renouvellement du CSE, le processus ne démarre pas de zéro, mais les mêmes obligations s’appliquent. L’information des salariés et l’invitation des syndicats doivent être anticipées : au moins deux mois avant l’expiration des mandats en cours.

Cette anticipation permet d’éviter une période sans représentation du personnel, ce qui poserait problème notamment pour la consultation obligatoire sur la politique sociale, les orientations stratégiques ou la situation économique de l’entreprise.

Dans le cadre d’un renouvellement, il est aussi utile de tirer un bilan de la mandature écoulée : fonctionnement du comité, participation des élus, qualité du dialogue social. Ce retour d’expérience peut nourrir la négociation du nouveau PAP et poser les bases d’un CSE mieux structuré.

Négocier le protocole d’accord préélectoral

Quel est le contenu du PAP ?

Le protocole d’accord préélectoral (PAP) encadre formellement les modalités d’organisation des élections professionnelles. C’est un document essentiel dans la mise en place du CSE. Il fixe les règles du jeu : répartition des sièges, composition des collèges électoraux, déroulement du scrutin, possibilité de vote électronique ou par correspondance, règles de parité, organisation matérielle du vote…

Le PAP peut également adapter certains éléments à la réalité de l’entreprise, comme le nombre de sièges ou le volume d’heures de délégation, dans la limite des dispositions légales minimales. Il peut aussi définir les modalités de constitution des bureaux de vote ou introduire un dispositif de vote anticipé dans certaines situations spécifiques.

La négociation du PAP est aussi l’occasion de définir les mesures permettant de garantir la participation du plus grand nombre : accessibilité des urnes, aménagements horaires, information sur les candidatures…

Conditions de validité

Pour être juridiquement opposable, le protocole d’accord doit respecter un critère de double majorité. Il doit être signé à la fois :

• par la majorité des organisations syndicales ayant participé à la négociation
• et par les syndicats représentatifs ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles

En cas d’absence de signature, le PAP peut être imposé unilatéralement par l’employeur, mais uniquement si aucune organisation syndicale ne s’est manifestée. Dans ce cas, il devra veiller à respecter scrupuleusement les règles légales. Toute irrégularité pourrait aboutir à l’annulation des élections, notamment en cas d’exclusion d’un syndicat légitime à participer à la négociation.

Si le PAP introduit des dérogations particulières — par exemple un scrutin en dehors du temps de travail ou une modification du nombre de collèges électoraux — l’unanimité des syndicats signataires est exigée.

Communication interne

Une fois le PAP signé (ou établi unilatéralement en l’absence de négociation), il doit être porté à la connaissance de l’ensemble des salariés. L’affichage sur les panneaux obligatoires de l’entreprise reste la voie la plus directe. Il peut être complété par une diffusion électronique, surtout dans les structures multi-sites ou disposant d’un intranet.

Cette étape ne relève pas d’une simple formalité : elle permet d’assurer la transparence du processus électoral et de prévenir d’éventuelles contestations, notamment sur la répartition des sièges ou les modalités pratiques du vote.

La communication doit être claire, accessible et datée. Chaque salarié doit pouvoir consulter librement le document, au besoin accompagné d’un résumé expliquant les points essentiels du protocole.

Organiser les élections du CSE

Listes électorales et candidatures

L’établissement des listes électorales est une étape clé. L’employeur doit y faire figurer l’ensemble des salariés remplissant les conditions pour voter : être âgé d’au moins 16 ans, travailler dans l’entreprise depuis trois mois minimum et ne pas être privé de ses droits civiques. Ces listes doivent être affichées au moins quatre jours avant la date du premier tour.

Elles peuvent être contestées par les salariés ou les syndicats. Il est donc essentiel de les vérifier avec rigueur. Chaque collège électoral doit faire l’objet d’une liste distincte, incluant nom, prénom, date de naissance, ancienneté et statut.

Du côté des candidatures, au premier tour, seules les organisations syndicales représentatives sont habilitées à présenter des listes. Pour le second tour, si nécessaire, tous les salariés éligibles peuvent se porter candidats. L’employeur est tenu de recevoir et d’afficher les listes des candidats à l’issue du délai fixé par le protocole d’accord préélectoral.

Mise en place du scrutin

L’organisation matérielle du vote incombe à l’employeur. Il doit prévoir un bureau de vote par collège, composé d’un président et de deux assesseurs, tous électeurs dans le collège concerné. Les bulletins, enveloppes, listes d’émargement et urnes doivent être préparés. En cas de recours au vote électronique ou par correspondance, les outils techniques ou les modalités logistiques doivent être clairement définis à l’avance.

Le scrutin peut avoir lieu pendant le temps de travail, sauf clause contraire du PAP. Il doit être à bulletin secret, ce qui impose la confidentialité du vote quel que soit le support utilisé. Le vote électronique nécessite un dispositif garantissant l’intégrité du scrutin, un accès sécurisé et la traçabilité des opérations.

Déroulement des deux tours

Le premier tour se tient à la date fixée dans le calendrier électoral, au moins 15 jours avant l’expiration des mandats en cours. À son issue, deux possibilités : si tous les sièges ont été pourvus, le processus s’achève. Sinon, un second tour est organisé dans un délai maximal de 15 jours. Ce second tour est accessible à tous les salariés éligibles, syndiqués ou non.

À chaque tour, le dépouillement s’effectue immédiatement après la clôture du scrutin. Le bureau de vote comptabilise les suffrages valablement exprimés, excluant les bulletins blancs ou nuls, et attribue les sièges selon la règle de la représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Le lendemain, les résultats sont affichés dans l’entreprise. Les procès-verbaux sont transmis à la DREETS et au CTEP, ainsi qu’aux organisations syndicales concernées.

Clôturer l’élection et installer le CSE

Résultats et procès-verbaux

Une fois le dépouillement effectué, le bureau de vote proclame officiellement les résultats. L’employeur doit ensuite faire établir un procès-verbal d’élection pour chaque collège, qu’il y ait eu élection au premier ou au second tour. Ces documents reprennent les résultats détaillés : nombre de votants, suffrages exprimés, répartition des sièges, et identités des élus titulaires et suppléants.

Ces PV doivent être disponibles sans délai pour consultation par les salariés. Ils constituent la base juridique de la nouvelle instance représentative et doivent être rédigés avec précision. En cas d’irrégularité ou d’erreur formelle, les résultats peuvent être contestés devant le tribunal judiciaire.

Transmission aux autorités

L’employeur est tenu de transmettre, dans un délai de 15 jours suivant la proclamation des résultats, les procès-verbaux aux services compétents :

• Deux exemplaires à la DREETS
• Un exemplaire au CTEP (Centre de traitement des élections professionnelles), par voie postale ou via la plateforme électronique dédiée

Si des syndicats ont participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral ou présenté des listes, ils doivent également recevoir un exemplaire des PV.

Cette formalité est impérative : elle permet à l’administration de valider la conformité de la procédure électorale et d’inscrire les représentants élus dans les bases officielles.

En cas de carence

Il peut arriver qu’aucun candidat ne se soit présenté, même au second tour. Dans ce cas, un procès-verbal de carence doit être établi. Il doit mentionner explicitement l’absence de candidatures et préciser les démarches engagées par l’employeur.

Ce PV de carence est à afficher dans l’entreprise, puis à transmettre aux mêmes destinataires que les PV d’élection (DREETS, CTEP, syndicats concernés). Il suspend l’obligation de mise en place du CSE pendant six mois. Passé ce délai, un salarié ou une organisation syndicale peut à nouveau solliciter des élections, obligeant l’employeur à relancer le processus dans un mois.

L’absence de ce document en cas de carence expose l’employeur à un risque juridique sérieux : en cas de contrôle ou de litige, il ne pourrait justifier valablement l’inexistence d’une instance représentative du personnel.

Préparer le fonctionnement du CSE

La première réunion

Une fois les élections terminées, l’employeur convoque les membres titulaires pour une première réunion du Comité Social et Économique. Cette réunion d’installation permet de désigner officiellement le secrétaire et le trésorier, qui composeront le bureau du CSE. C’est également à ce moment que peut être votée la désignation du représentant légal de l’instance, si besoin.

Cette première rencontre est essentielle : elle donne le ton de la mandature. L’occasion de rappeler les attributions du comité, de répartir les rôles entre élus et d’identifier les premiers sujets à inscrire à l’ordre du jour. Elle permet aussi de poser les bases du dialogue social, notamment en définissant des règles de fonctionnement claires, concertées et adaptées à la réalité de l’entreprise.

Calendrier des obligations

Dès son installation, le CSE doit se préparer à honorer ses obligations légales. Le nombre minimal de réunions annuelles dépend de l’effectif de l’entreprise : au moins 6 réunions pour les structures de moins de 300 salariés, une réunion mensuelle au-delà.

Au fil de l’année, plusieurs consultations obligatoires sont à anticiper :

• Sur les orientations stratégiques de l’entreprise
• Sur la situation économique et financière
• Sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi

Des consultations ponctuelles peuvent également intervenir : réorganisation, projet de licenciement économique, mise en œuvre d’un accord collectif… Il est donc essentiel d’anticiper ces échéances dans un calendrier partagé, afin que le comité puisse travailler efficacement.

Règlement intérieur et outils de suivi

L’élaboration d’un règlement intérieur n’est pas obligatoire, mais vivement recommandée. Il permet de fixer des règles précises sur la préparation des réunions, les modalités de communication interne, l’utilisation des heures de délégation, ou encore la gestion des budgets.

En parallèle, le comité doit s’équiper d’outils concrets pour suivre son activité : registre des procès-verbaux, tableaux de suivi des consultations, planning des réunions, accès aux documents économiques transmis par l’employeur. Ces supports assurent la continuité du fonctionnement et facilitent la prise de relais en cas de remplacement d’un élu.

En structurant son organisation dès le départ, le CSE se donne les moyens d’agir avec efficacité et légitimité tout au long de son mandat.

La mise en place d’un Comité Social et Économique ne s’improvise pas. Chaque étape, de la définition du périmètre à l’installation concrète du comité, conditionne la solidité de l’instance. Une organisation rigoureuse permet non seulement de garantir la conformité juridique du processus, mais aussi d’asseoir la légitimité du CSE auprès des salariés et de la direction.

Un CSE bien constitué, c’est un dialogue social plus fluide, des élus mieux préparés, et une capacité renforcée à traiter les enjeux de santé, de sécurité, de conditions de travail ou d’organisation. En respectant les délais, les obligations d’information et les règles de procédure, l’entreprise sécurise son fonctionnement et favorise un climat de confiance durable.

Préparer en amont, formaliser chaque action, impliquer les parties prenantes : voilà les fondations d’un comité opérationnel et respecté dès le début de sa mandature.