Messageries professionnelles : jusqu’où l’employeur peut-il surveiller vos échanges ?

La généralisation des outils numériques en entreprise a profondément modifié les modes de communication entre les salariés. Messageries électroniques, plateformes collaboratives comme Teams ou Slack, applications internes, autant d’outils qui facilitent le travail mais qui posent aussi la question de la confidentialité des échanges.

Lorsqu’un salarié utilise son ordinateur, son téléphone ou sa messagerie professionnelle pour échanger des messages, la frontière entre vie privée et usage professionnel devient floue. Peut-il librement envoyer des messages personnels ? Son employeur a-t-il le droit de les consulter ? Quels sont les recours en cas d’abus ?

Ces interrogations sont d’autant plus cruciales que la loi et la jurisprudence ont évolué pour encadrer la surveillance des salariés et protéger leurs échanges. Le Code du travail reconnaît le droit au respect de la vie privée, mais il accorde aussi à l’employeur certains pouvoirs de contrôle, notamment pour assurer la sécurité des systèmes informatiques ou vérifier la bonne exécution du travail.

Cette tension entre droit à la confidentialité et pouvoir de surveillance peut générer des conflits. Un salarié peut-il être sanctionné pour un message privé envoyé depuis son adresse professionnelle ? Un employeur peut-il produire en justice des échanges personnels interceptés sur un ordinateur de travail ?

Dans cet article, nous allons analyser les règles encadrant la confidentialité des échanges professionnels, les limites imposées aux employeurs, les risques encourus par les salariés et le rôle du CSE dans la protection des droits des travailleurs.

Les règles juridiques encadrant la confidentialité des échanges professionnels

Les modalités de consultation par l’employeur des e-mails des salariés

Les courriels adressés et reçus par le salarié à l’aide de la messagerie électronique mise à sa disposition par l’entreprise pour son travail sont présumés avoir un caractère professionnel de sorte que l’employeur est en droit de les consulter hors la présence de l’intéressé (Cass. soc. 16-5-2013 n° 12-11.866).

Exceptions : 

• Disposition contraire du règlement intérieur
• Si le salarié les a identifiés comme personnels. 

L’employeur peut librement consulter un document non identifié comme personnel, mais ne peut pas se prévaloir de son contenu si celui-ci relève de la vie privée du salarié (Cass. soc. 5-7-2011 n° 10-17.284).

Un salarié peut identifier des messages comme personnels, en indiquant « Personnel » ou « Privé » en objet ou en les classant dans un répertoire « Personnel ».

Dans ce dernier cas, l’employeur ne peut pas les consulter hors la présence du salarié, même si l’utilisation non professionnelle de la messagerie a été interdite, sous peine de commettre le délit de violation du secret des correspondances (Cass. soc. 2-10-2001 n° 99-42.942).

Toujours dans ce cas, s’il justifie d’un motif légitime, il peut demander en justice la désignation d’un commissaire de justice à cette fin. Le procès-verbal établi par ce dernier après ouverture du courriel en présence du salarié peut être retenu comme preuve d’un manquement de l’intéressé à ses obligations (Cass. soc. 23-5-2007 n° 05-17.818).

En revanche, les e-mails adressés ou reçus par le salarié sur sa messagerie personnelle sont strictement privés et couverts par le secret des correspondances (idem pour la messagerie instantanée personnelle). L’employeur ne peut valablement ni les consulter ni s’en prévaloir en justice même si cette messagerie personnelle a été installée ou consultée par le salarié sur l’ordinateur mis à sa disposition par l’entreprise (Cass. soc. 23-10-2019 n° 17-28.448).

Evolution du droit à la preuve

Le droit à la preuve peut justifier la production d’éléments portant atteinte à d’autres droits à condition que cette production soit indispensable à son exercice et que l’atteinte soit strictement proportionnée au but poursuivi.

Cass., Ass. plénière, 22 déc. 2023, n° 20-20.648

Vie professionnelle et vie personnelle : quelle frontière ? 

Un fait tiré de la vie personnelle du salarié peut justifier une sanction ou un licenciement disciplinaire : 

• S’il se rattache à la vie professionnelle du salarié. Exemple : : coups et blessures envers un subordonné à l’extérieur des locaux de l’entreprise en dehors des heures de travail, mais à l’occasion de la récupération d’un véhicule de l’entreprise à son domicile (Cass. soc. 6-2-2002 n° 99-45.418).
• S’il caractérise un manquement à une obligation découlant de son contrat de travail, comme une obligation de sécurité. Exemple : salarié ayant laissé son chien dans son véhicule sur le parking de l’entreprise de son lieu de travail pendant 3 heures, puis l’ayant laissé s’échapper : l’animal a alors mordu une salariée qui sortait de l’entreprise (Cass. soc., 4 octobre 2011, 10-18.862). 

La jurisprudence récente sur l’accès aux messages par l’employeur

Plusieurs décisions récentes de la Cour de cassation sont venues préciser les règles encadrant l’accès aux messages des salariés et les limites du pouvoir de surveillance des employeurs.

Message privé sexiste envoyé depuis la messagerie professionnelle

Était en cause le licenciement pour faute grave d’un salarié pour avoir, notamment, entretenu une correspondance électronique avec un subordonné et des personnes étrangères à l’entreprise, grâce à la messagerie mise à sa disposition pour son travail. Ces messages à caractère privé avaient une connotation sexuelle avérée mais ne constituaient pas des faits de harcèlement sexuel. Il s’agissait d’envois de blagues et de photos pornographiques qui ne ciblaient personne en particulier.

La Cour de cassation énonce que cette conversation de nature privée dans un cadre strictement privé, sans rapport avec l’activité professionnelle, et n’étant pas destinée à être rendue publique et ne constituant pas un manquement du salarié aux obligations découlant du contrat de travail, il en résulte que le licenciement est nul comme portant atteinte au droit au respect de l’intimité de la vie privée du salarié.

Cass. soc., 25 sept. 2024, 23-11.860

Échanges racistes sur la messagerie professionnelle

Une salariée d’une CPAM avait envoyé avec son courriel professionnel, des messages à caractère raciste et xénophobe destinés au moins à deux autres salariés de l’organisme. Celle-ci avait alors été licenciée pour faute grave. 

La Cour d’appel, approuvée par la Cour de cassation, a invalidé le licenciement au motif que les messages litigieux s’inscrivaient dans le cadre d’échanges privés à l’intérieur d’un groupe de personnes, qui n’avaient pas vocation à devenir publics et n’avaient été connus par l’employeur que suite à une erreur d’envoi de l’un des destinataires.

La Cour retient également que la lettre de licenciement ne mentionnait pas que les opinions exprimées par la salariée dans ces courriels auraient eu une incidence sur son emploi ou dans ses relations avec les usagers ou les collègues et ne constituait donc pas une atteinte aux principes de neutralité et de laïcité exigés d’un agent qui participant à une mission de service public. 

Cass. soc. 6 mars 2024, n° 22-11016

SMS envoyés avec le téléphone professionnel

Salarié licencié en raison de textos injurieux pour le président, émis avec le téléphone professionnel, envoyés à deux anciens salariés, ainsi qu’au directeur d’exploitation. 

Le salarié invoquait le caractère privé de ces messages et le fait que ces conversations n’étaient pas destinées à être rendues publiques.

La Cour de cassation énonce cependant que les messages litigieux, qui bénéficiaient d’une présomption de caractère professionnel pour avoir été envoyés par le salarié au moyen du téléphone professionnel et dont le contenu était en rapport avec son activité professionnelle, ne revêtait pas un caractère privé, peu important que ces échanges ne fussent pas destinés à être rendus publics. La production de ces échanges est donc validée. 

Compte privé Facebook installé sur l’ordinateur professionnel

Capture d’écran à l’insu du salarié d’une conversation tirée d’un compte Facebook non fermé installé sur l’ordinateur professionnel aux termes de laquelle le salarié sous-entendait auprès d’une collègue, dans des termes insultants, que la promotion dont avait bénéficié un intérimaire était liée à son orientation sexuelle et à celle de son supérieur hiérarchique. 

La Cour de cassation rappelle que le motif tiré de la vie personnelle du salarié ne peut justifier un licenciement disciplinaire que s’il constitue un manquement de l’intéressé à une obligation découlant de son contrat de travail, ce qui n’était pas le cas en l’espèce, une conversation privée qui n’était pas destinée à être rendue publique ne pouvant constituer un manquement du salarié aux obligations découlant du contrat de travail. 

Cass., Ass. plénière, 22 déc. 2023, n° 21-11.330

Images issues d’un compte privé d’un réseau social ? 

Une infirmière exerçant au service d’accueil des urgences de nuit d’un hôpital avait été licenciée pour avoir participé à des soirées arrosées au temps et lieu de travail. 

Elle contestait la recevabilité de certaines preuves, comme des photos et vidéos d’elle en maillot de bain sur son lieu de travail partagées sur un groupe Messenger privé. 

La cour d’appel, approuvée par la Cour de cassation, a cependant considéré que la production des photographies extraites ce compte, portaient certes atteinte à la vie privée de la salariée, mais était indispensable à l’exercice du droit à la preuve et proportionnée au but poursuivi, à savoir la défense de l’intérêt légitime de l’employeur à la protection des patients, confiés aux soins des infirmières. 

Ainsi, pour la Cour de cassation, l’illicéité d’un moyen de preuve n’entraîne pas nécessairement son rejet des débats : le droit à la preuve peut justifier la production d’éléments portant atteinte à la vie personnelle d’un salarié à la condition que cette production soit indispensable à l’exercice de ce droit et que l’atteinte soit strictement proportionnée au but poursuivi.

Cass. soc., 4 oct. 2023, n° 21-25.452

Messages personnels situés sur le bureau du salarié

Était en cause la production de messages issus de la messagerie personnelle du salarié, mais se trouvant sur le bureau du salarié. 

Question : l’employeur pouvait-il les consulter hors la présence du salarié ? 

La Cour d’appel avait considéré que, puisque ces documents se trouvaient sur le bureau du salarié, donc dans les locaux professionnels, celui-ci avait pu licitement les appréhender hors la présence du salarié et leur production était en conséquence licite. 

La Cour de cassation casse cet arrêt en énonçant que, comme les documents litigieux découverts par l’employeur sur le bureau du salarié provenaient de sa messagerie personnelle, de sorte qu’étant identifiés comme personnels, l’employeur ne pouvait y accéder et les appréhender hors la présence du salarié. Elle en conclut au caractère illicite de leur production. 

Cass. soc., 9 octobre 2024, 23-14.465

Les échanges personnels sur les outils numériques de l’entreprise

Quels sont les risques pour les salariés lorsqu’ils utilisent la messagerie de l’entreprise

L’utilisation de la messagerie professionnelle à des fins personnelles comporte plusieurs risques pour les salariés. Bien que cette pratique soit courante, elle peut exposer les travailleurs à des conséquences disciplinaires si l’employeur estime que l’usage de ces outils dépasse un cadre raisonnable ou contrevient aux règles internes de l’entreprise.

Le premier risque est celui d’un contrôle des échanges par l’employeur. Comme évoqué précédemment, les emails envoyés et reçus via la messagerie professionnelle sont présumés avoir un caractère professionnel. Si un salarié échange des messages personnels sans les identifier comme tels, l’employeur peut légalement les consulter et s’en servir comme preuve en cas de contentieux.

Un autre risque concerne l’usage abusif des outils numériques de l’entreprise. Un salarié qui passe une grande partie de son temps de travail à envoyer des emails personnels, à discuter sur des messageries instantanées comme Teams ou Slack, ou à naviguer sur des sites non liés à son activité professionnelle peut être sanctionné. En cas d’abus caractérisé, l’employeur peut aller jusqu’au licenciement pour faute grave.

Enfin, l’un des dangers majeurs réside dans la confidentialité des données. Lorsqu’un salarié utilise sa messagerie professionnelle pour des échanges personnels, il prend le risque que ces messages soient conservés sur les serveurs de l’entreprise et puissent être accessibles par l’administrateur réseau ou l’employeur. Cela peut être particulièrement problématique si ces échanges contiennent des informations sensibles ou privées.

Comment identifier et protéger ses messages personnels

Pour éviter tout risque lié à l’utilisation des outils numériques de l’entreprise, les salariés doivent prendre certaines précautions afin de garantir la confidentialité de leurs échanges personnels.

La première règle consiste à éviter d’utiliser la messagerie professionnelle pour des communications privées. Dans la mesure du possible, les échanges personnels doivent être effectués via une adresse email personnelle ou une application de messagerie externe accessible depuis un appareil personnel.

Si un salarié doit absolument envoyer un message personnel depuis sa messagerie professionnelle, il doit identifier clairement l’email comme personnel. Cette identification peut se faire en ajoutant la mention « Personnel » ou « Privé » dans l’objet du message. De même, les documents de nature privée doivent être stockés dans un dossier intitulé « Personnel » sur l’ordinateur ou l’espace de stockage de l’entreprise.

Il est également recommandé de consulter les règles internes de l’entreprise concernant l’utilisation des outils numériques. Certaines entreprises disposent d’une charte informatique précisant les usages autorisés et les limites en matière de communications personnelles. Un salarié informé des règles en vigueur pourra mieux se protéger en évitant des pratiques à risque.

Enfin, les salariés doivent adopter des réflexes de sécurité numérique. Ne pas enregistrer de mots de passe personnels sur l’ordinateur de l’entreprise, éviter d’accéder à des comptes privés depuis un poste professionnel et utiliser des connexions sécurisées sont des mesures simples qui permettent de limiter les risques d’intrusion ou de surveillance.

Que faire en cas de litige avec l’employeur sur la confidentialité des échanges ?

Si un employeur accède aux messages personnels d’un salarié sans autorisation, ou si ces échanges sont utilisés de manière abusive pour justifier une sanction, le salarié dispose de plusieurs recours pour défendre ses droits.

Dans un premier temps, il est conseillé de demander des explications à l’employeur et de vérifier les règles internes en matière d’accès aux communications professionnelles. Si un salarié estime que son employeur a violé la confidentialité de ses échanges, il peut contester la légitimité de cet accès et demander le retrait des informations obtenues de manière abusive.

Si le litige persiste, le salarié peut saisir les représentants du personnel ou le CSE. Le Comité Social et Économique a pour mission de veiller au respect des droits des salariés et peut intervenir pour négocier avec l’employeur en cas de conflit lié à la surveillance des communications.

D’un point de vue juridique, un salarié peut également saisir les prud’hommes pour faire reconnaître une violation de son droit à la vie privée. Les tribunaux ont déjà sanctionné des employeurs ayant accédé illégalement aux communications personnelles de leurs salariés. En fonction de la gravité des faits, le salarié peut obtenir l’annulation d’une sanction disciplinaire, voire des dommages et intérêts pour atteinte à sa vie privée.

Enfin, dans certains cas, une plainte peut être déposée auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Cet organisme veille au respect des données personnelles et peut enquêter sur des pratiques abusives de surveillance en entreprise.

En cas de doute ou de litige, il est recommandé aux salariés de se tourner vers un avocat spécialisé en droit du travail afin d’évaluer les recours possibles et de garantir la protection de leurs droits. La confidentialité des échanges est un droit fondamental, et toute atteinte injustifiée peut être contestée devant la justice.

Les bonnes pratiques du CSE pour sensibiliser les salariés à leurs droits

Outre son rôle de contrôle et de médiation, le CSE a également pour mission de sensibiliser les salariés à leurs droits en matière de confidentialité des échanges professionnels. Il doit les informer sur les règles encadrant l’accès aux communications par l’employeur et leur rappeler les précautions à prendre pour protéger leurs messages personnels.

Pour cela, plusieurs actions peuvent être mises en place :

• Organiser des sessions d’information sur la réglementation relative à la confidentialité des communications et aux droits des salariés face à la surveillance des outils numériques
• Diffuser des guides pratiques expliquant comment identifier et protéger ses échanges personnels sur les outils professionnels
• Mettre en place une veille juridique pour informer les salariés des évolutions législatives et jurisprudentielles en matière de surveillance au travail
• Créer un dispositif de signalement anonyme permettant aux salariés de dénoncer toute tentative de contrôle abusif de leurs échanges professionnels

En sensibilisant les salariés et en exerçant son rôle de vigilance, le CSE contribue activement à la protection de la vie privée au travail et à la prévention des abus. Il est un acteur clé du dialogue social et un rempart essentiel contre les pratiques intrusives pouvant porter atteinte aux libertés individuelles des travailleurs.

La confidentialité des échanges personnels sur les outils professionnels est un enjeu majeur pour les salariés et les employeurs. Si l’employeur a le droit de contrôler l’usage des outils numériques mis à disposition, ce pouvoir est strictement encadré par la loi afin de protéger la vie privée des travailleurs. Les salariés doivent être vigilants quant à l’utilisation de leur messagerie professionnelle et adopter des bonnes pratiques pour sécuriser leurs échanges.

Un dialogue clair et encadré entre employeurs et salariés est essentiel pour prévenir les abus et garantir le respect des droits de chacun. Le CSE joue un rôle clé dans l’information et la protection des salariés face aux risques de surveillance excessive. La mise en place de chartes internes et de règles transparentes permet d’assurer un équilibre entre les impératifs de l’entreprise et le respect des libertés individuelles.