Remplir et tenir à jours ses procès-verbaux de CSE
Dans les entreprises de 50 salariés et plus, les réunions du CSE donnent lieu à l’établissement
de procès-verbaux. Tant leur rédaction que leur publicité obéissent à des règles précises fixées
par le Code du travail.
1. Établissement des procès-verbaux
Les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord conclu ou, à défaut, par un décret (C. trav. art. L. 2315-34).
À défaut d’accord conclu entre l’employeur et le CSE, le procès-verbal doit être établi dans un délai de 15 jours et communiqué à l’employeur et aux membres du CSE (C. trav. art. R. 2315-25).
En tout état de cause, seul le secrétaire du CSE a qualité pour établir les procès-verbaux de cette instance.
Ni les membres du CSE ni l’employeur ne sauraient se substituer au rôle du secrétaire, qui est donc exclusif.
2. Mentions des procès-verbaux
Le Code du travail ne prévoit pas de règles particulières concernant les mentions devant figurer sur les procès-verbaux du CSE. Le Code du travail indique simplement que les procès-verbaux contiennent le résumé des délibérations du comité ainsi que la décision motivée de l’employeur sur les propositions qui lui ont été soumises par le CSE lors de la précédente réunion (C. trav. art. L. 2315-34 et D. 2315-26).
Les procès-verbaux contiennent généralement :
– la date de la séance
– le nom de l’ensemble des personnes présentes
– l’heure du début et de la fin de la réunion
– les avis et votes émis à l’issue des consultations du CSE
– les réponses motivées de l’employeur aux questions posées lors des réunions précédentes
– l’examen des documents et rapports obligatoires
– les résolutions adoptées par le CSE
Généralement, la teneur des discussions et des débats est reproduite par le secrétaire sous formes d’extraits plus ou moins longs.
3. Transmission des procès-verbaux
Après avoir été établis, le procès-verbal est transmis à l’employeur, qui fait connaître lors de la réunion du comité suivant cette transmission, sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises (C. trav. art. L. 2315-34).
Lors de cette réunion, le procès-verbal est adopté. Selon une jurisprudence bien établie, si le président ou un membre du comité estime que les propos qui lui ont été prêtés sont erronés ou déformés, il dispose de la faculté de les faire rectifier (Cass. crim. 4-11-1983 n° 82-94.265).
Si les modifications souhaitées n’ont pas pu être introduites avant l’adoption du procès-verbal, le président ou le membre du comité concerné peut, par tout autre moyen, apporter un démenti ou un rectificatif (Rép. Vennin : AN 9-9-1985 n° 54982).
4. Publicité des procès-verbaux
Selon l’article L. 2315-35 du Code du travail, « le procès-verbal des réunions du comité social et économique peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité. »
En fonction des clauses du règlement du CSE, l’affichage ou la diffusion des procès-verbaux peut être automatique, dépendre de la décision du secrétaire ou, encore, résulter d’un vote du comité.
En l’absence de règlement intérieur, le secrétaire doit obtenir par un vote majoritaire du CSE une autorisation de procéder à l’affichage, la délibération pouvant alors revêtir un caractère général (durant la durée du mandat des membres du comité) ou spécial (pour une ou plusieurs réunions).
En cas d’affichage ou de diffusion dans l’entreprise, les procès-verbaux ne doivent pas enfreindre les obligations de discrétion imposées par la loi aux membres du comité et ne doivent contenir aucune inexactitude ou propos injurieux ou aucune allégation diffamatoire (lettre ministérielle n° 1790 du 6 mars 1989).
Dès lors que le contenu des procès-verbaux n’enfreint pas ces règles, l’employeur ne peut pas faire obstacle à leur publication dans les lieux de travail (Cass. crim. 23 juin 1981, n° 80- 93.003).
S’agissant de la diffusion externe des procès-verbaux, une cour d’appel a pu annuler la délibération par laquelle un comité d’entreprise avait autorisé un institut de recherche universitaire à prendre connaissance de ses procès-verbaux pour les besoins d’une étude (CA Grenoble 31 janvier 1985 n° 85-109).
Les procès-verbaux du CSE sont en effet des documents internes qui intéressent
exclusivement l’entreprise.
5. Communication à l’administration
Le CSE peut décider de transmettre certaines de ses délibérations à la DREETS (C. trav. art. L. 2315-33).
Par ailleurs, les procès-verbaux de certaines réunions doivent obligatoirement être transmis à l’inspecteur du travail ou mis à sa disposition.
Tel est le cas, par exemple, en matière de demande d’autorisation du licenciement d’un représentant du personnel.