Piloter le budget du CSE quand on est trésorier

Assumer la fonction de trésorier du Comité Social et Économique, ce n’est pas seulement tenir les comptes. C’est porter une responsabilité centrale dans la gestion des moyens mis à disposition des représentants du personnel. En tant que garant de la bonne utilisation des fonds, le trésorier est au cœur de l’organisation financière du CSE.

Cette mission nécessite rigueur, clarté et anticipation, car deux budgets distincts doivent être suivis avec précision : celui de fonctionnement et celui dédié aux activités sociales et culturelles (ASC). Leur bonne gestion conditionne non seulement la conformité vis-à-vis du Code du travail et de l’URSSAF, mais aussi la capacité du CSE à mener ses actions dans la durée.

Pour les élus, bien maîtriser les enjeux budgétaires, c’est aussi renforcer la crédibilité du comité, assurer la transparence auprès des salariés et défendre au mieux les intérêts collectifs.

Comprendre les deux budgets du CSE : fonctionnement et ASC

Nature, objectifs et règles d’utilisation des budgets du CSE

Le Comité Social et Économique (CSE) dispose de deux budgets distincts, chacun avec un cadre d’utilisation bien défini :

• Le budget de fonctionnement, prévu par l’article L.2315-61 du Code du travail, est destiné à financer les missions économiques et professionnelles du CSE. Il couvre notamment les formations des élus, les abonnements à des bases documentaires, les frais d’expertise, ou encore les outils nécessaires à l’exercice du mandat (matériel informatique, logiciels…).

• Le budget des activités sociales et culturelles (ASC), défini à l’article L.2312-81, a pour vocation d’améliorer la qualité de vie des salariés. Il finance des prestations comme les chèques cadeaux, les sorties collectives, les aides aux vacances, ou les subventions sportives.

Chaque dépense doit être rattachée au bon budget, en fonction de son objet. Les règles interdisent toute imbrication ou transfert de dépenses, sauf cas très précis et réglementés (ex. : transfert d’excédent du budget de fonctionnement vers les ASC avec décision du CSE).

Financement et risques en cas de mauvaise gestion

Les deux budgets sont financés par des subventions obligatoires de l’employeur :

• Pour le fonctionnement : 0,20 % de la masse salariale brute pour les entreprises de 50 à 1999 salariés, et 0,22 % au-delà.

• Pour les ASC : aucune obligation légale, mais l’usage veut que le montant soit au moins équivalent à ce que versait l’ancien comité d’entreprise.

Une mauvaise affectation peut avoir des conséquences sérieuses : redressement URSSAF, responsabilité personnelle du trésorier ou du secrétaire, voire sanctions pénales en cas de gestion frauduleuse. Il est donc essentiel de documenter chaque dépense, de tenir une comptabilité distincte pour chaque budget, et de justifier chaque action dans le respect des textes légaux.

Les missions du trésorier dans la gestion budgétaire

Le trésorier du CSE est le garant de la bonne gestion des deux budgets. Sa première mission est de suivre de manière rigoureuse tous les flux financiers :

• Il enregistre les recettes et les dépenses, en veillant à leur bonne affectation entre budget de fonctionnement et budget ASC.

• Il justifie chaque dépense à l’aide de factures ou pièces comptables, à conserver en cas de contrôle.

• Il supervise la comptabilité, que celle-ci soit tenue en interne ou externalisée auprès d’un cabinet d’expertise.

Le trésorier doit pouvoir, à tout moment, expliquer l’origine et l’utilisation de chaque euro, en transparence vis-à-vis des élus et de l’employeur.

Prévision, reporting et relations institutionnelles

En début d’exercice, le trésorier construit le budget prévisionnel, qui détaille les recettes attendues et les grandes orientations de dépenses, poste par poste. Ce document est un outil de pilotage indispensable, mais aussi une base de discussion collective au sein du comité.

À la clôture, il rédige le rapport annuel de gestion, obligatoire dès que les ressources du CSE dépassent 153 000 €. Ce rapport comprend :

• Un bilan des dépenses et recettes
  
• Une explication des écarts avec le prévisionnel
  
• Une synthèse de la situation financière du CSE

Le trésorier travaille souvent avec un trésorier adjoint, qui peut l’épauler ou le suppléer. Il est également en lien régulier avec le président du CSE, notamment pour organiser les versements de subvention, valider certains projets et assurer la fluidité des échanges administratifs.

Les outils pour piloter efficacement le budget du CSE

• Un logiciel de comptabilité adapté au CSE : permet de distinguer automatiquement les dépenses de fonctionnement et celles relevant du budget ASC, avec des fonctions de suivi en temps réel.

• Un plan comptable structuré : facilite la classification des dépenses, améliore la lisibilité des comptes et aide à la rédaction du rapport de gestion.

• Un tableau de bord budgétaire mensuel : donne une vision synthétique des soldes, des dépenses engagées et des restes à consommer pour chaque budget.

• Le budget prévisionnel annuel : document stratégique qui anticipe les dépenses à venir et sert de guide pour les arbitrages tout au long de l’année.

• Des modèles de justificatifs de dépenses : à remettre aux bénéficiaires ou aux prestataires pour formaliser chaque transaction (factures, notes de frais, attestations).

• Un registre des décisions budgétaires du CSE : trace les arbitrages collectifs, les autorisations de dépenses, les subventions accordées, etc.

• Un échéancier de paiement des fournisseurs et partenaires : assure la régularité des règlements, évite les retards et facilite la trésorerie.

• Un système de validation des dépenses en binôme : généralement entre le trésorier et le secrétaire, pour sécuriser les engagements et éviter toute décision unilatérale.

• Une procédure de contrôle interne : précise les circuits de validation, les plafonds de dépenses autorisés et les règles de délégation.

• Une documentation claire sur la répartition des budgets : rappelle les obligations légales, les usages possibles, et les erreurs à éviter (comme financer une dépense de fonctionnement avec le budget ASC).

• Une réunion trimestrielle de revue budgétaire : permet aux élus d’avoir une vision partagée des finances et d’ajuster la trajectoire si besoin.

• Un accompagnement externe par un expert-comptable : utile en cas de ressources importantes, pour fiabiliser les comptes et sécuriser les pratiques.

Assumer le rôle de trésorier du CSE, c’est bien plus qu’une fonction administrative. C’est garantir la rigueur, la transparence et la pérennité des actions du comité. En maîtrisant les deux budgets, en anticipant les besoins à travers un budget prévisionnel structuré et en mobilisant les bons outils, le trésorier devient un pilier du bon fonctionnement du CSE. Cette responsabilité engage, mais elle offre aussi l’opportunité d’agir concrètement pour les salariés, en conciliant contraintes légales et efficacité opérationnelle. Une mission à la fois technique et humaine, qui mérite un accompagnement adapté.